BY ALLYX TECHNOLOGIESExcel est souple, connu de tous et déjà installé. Pour beaucoup de petits ateliers, c'est un excellent début. Mais il arrive un moment où les fichiers deviennent le problème. Voici comment le repérer.
Quand Excel suffit encore
- Vous chiffrez et suivez peu de commandes, souvent les mêmes pièces.
- Une seule personne tient les fichiers et les connaît parfaitement.
- Vos clients ne demandent ni rapport de contrôle ni traçabilité détaillée.
Excel et GPAO, point par point
| Sujet | Excel et papier | GPAO |
|---|---|---|
| Chiffrage | Calcul à refaire ou copier d'un devis à l'autre | Coût de revient calculé depuis la gamme de l'article |
| Devis, commande, facture | Ressaisie à chaque étape | L'information passe d'une étape à l'autre |
| Suivi de fabrication | Tableau à mettre à jour à la main | Statut de chaque phase visible par tous |
| Contrôle et traçabilité | Mesures sur papier, difficiles à retrouver | Valeurs mesurées enregistrées face aux tolérances |
| Travail à plusieurs | Un fichier, un utilisateur à la fois | Un outil partagé par l'équipe |
| Dépendance à une personne | Forte : seul l'auteur s'y retrouve | Faible : la méthode est dans l'outil |
| Coût de départ | Quasi nul | Abonnement ou licence |
Les signes qu'il faut changer
- Vous ressaisissez la même information trois fois, du devis à la facture.
- Vous ne savez pas, sans chercher, ce qui reste à livrer ou à facturer.
- Deux versions du même fichier circulent, et personne ne sait laquelle est la bonne.
- Un client demande un rapport de contrôle ancien et vous le cherchez longtemps.
- Vos devis dépendent de la mémoire d'une personne : si elle s'absente, tout ralentit.
Migrer sans tout bloquer
Inutile de tout basculer en un jour. Une migration réaliste se fait par étapes :
- Reprenez d'abord vos clients et vos articles les plus courants, avec leurs gammes.
- Chiffrez vos nouveaux devis dans l'outil pendant que les anciens commandes se terminent comme avant.
- Étendez ensuite à la fabrication, au contrôle, puis à la facturation.
Beaucoup de projets échouent faute de données pour alimenter l'outil : c'est pourquoi XMAINTGPAO prévoit un accompagnement au démarrage pour paramétrer vos premiers clients, articles et gammes.
Pour décider
Mesurez d'abord le temps que vous perdez : notre simulateur de gain de temps chiffre les heures passées sur les devis, la ressaisie et la recherche d'informations. Si vous hésitez encore, lisez les sept critères pour choisir une GPAO.